Номенклатура внутренних документации о приеме на работу

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

к содержанию ↑

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • к содержанию ↑

    Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.

  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

    Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Также рекомендуем к прочтению:

    1 Комментарий

    Здравствуйте! Приказы о тарификации педагогических работников на начало учебного года к какому виду приказов относятся по кадрам или по основной деятельности?

    Номенклатура внутренних документации о приеме на работу

    Обязательные кадровые документы, перечень

    Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

    Каким документом регламентируется

    Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

    Статьи 56, 189, 190 ТК РФ

    При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

    1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)

    Положение о защите персональных данных работников

    Статьи 86, 87, 88 ТК РФ

    При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

    Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

    Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

    Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

    Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

    Постоянно (ст. 32 Перечня)

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

    Читайте также:  Перевозка людей в кузове грузового автомобиля с бортовой платформой

    Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

    50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

    Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

    Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

    50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

    Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

    Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

    При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

    Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

    Положение о системе обучения

    Статьи 196, 197 ТК РФ

    При наличии системы обучения в организации.

    Положение об аттестации работников

    Статья 81 ТК РФ

    При проведении аттестации по решению работодателя.

    Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

    Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

    1 год (ст. 356 Перечня)

    Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ

    Заключается в письменной форме с каждым работником.

    75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)

    Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

    Принимаются по решению работодателя.

    Приказы о приеме на работу

    Статья 68 ТК РФ

    Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

    Приказы о переводе на другую работу

    Статья 72.1 ТК РФ

    Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

    Приказы об увольнении

    Статья 84.1 ТК РФ

    Приказы по основной деятельности

    Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

    1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

    Приказы о предоставлении отпусков

    Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

    Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

    Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

    Статья 128 ТК РФ

    Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

    75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

    Личная карточка работника (форма Т-2)

    Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

    Ведется на каждого работника.

    75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)

    Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

    Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

    До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив

    Договоры о полной материальной ответственности

    ст. ст. 243, 244 ТК РФ

    Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

    Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

    Журнал учета работников, выбывающих в командировки

    Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

    Журнал учета работников, прибывающих в командировки

    Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

    Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

    Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

    Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

    Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

    Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

    Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

    Журнал регистрации командировочных удостоверений

    Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

    Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

    Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

    1 год (ст. 281 Перечня)

    График сменности при сменной работе

    Статья 103 ТК РФ

    Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.

    Журнал учета мероприятий по контролю

    Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

    Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

    5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)

    Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

    Положение об аттестации работников предприятия

    Оформляются аттестационной комиссией

    Табели и наряды работников вредных профессий

    Часть 3 статьи 91 ТК РФ

    Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

    Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

    Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

    Списки работников, уходящих на льготную пенсию

    Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;

    Инструкции по охране труда по профессиям

    Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

    Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

    Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

    Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

    Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)

    Акты о несчастных случаях

    Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»

    Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

    Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.

    Перечень необходимых кадровых документов

    * организация кадровой работы
    * структура, состав
    * задачи кадровой службы
    * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
    * нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
    перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
    * номенклатура дел
    * группировка документов в дела
    * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
    * инструкция по кадровому делопроизводству
    * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
    * ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

    Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
    В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
    · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
    · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
    · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
    · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
    · График отпусков (статья 123 ТК РФ);
    · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
    Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
    График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

    Документация по личному составу

    — о приеме на работу
    — об увольнении
    — о переводе
    — о направлении в
    командировку
    -о предоставлении отпуска
    -о поощрении
    -о наложении дисциплинарного взыскания

    Распорядительные документы

    Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
    Информационно — расчетные документы

    Внутренняя служебная переписка

    Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
    Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
    При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

    Журналы учета и контроля

    Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
    Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
    — журнал регистрации трудовых договоров;
    — журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
    — журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
    — журнал регистрации приказов о командировках работников;
    — журнал регистрации командировочных удостоверений;
    — журнал регистрации служебных заданий;
    — журнал регистрации локальных нормативных актов;
    — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
    — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    — журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
    — журнал выдачи справок по личному составу;
    — журнал учета больничных листов;
    — журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

    Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
    Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

    Все ли документы обязательны?

    Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
    — обязательные,
    — рекомендованные,
    — зависящие от специфики организации.
    Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
    Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
    Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
    Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
    Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

    Читайте также:  Правильно написать жалобу на капремонт в прокуратуру

    Перечень необходимых кадровых документов

    ДокументСсылка на законодательствоВ каких случаях оформляется
    Общие документы
    Правила внутреннего трудового распорядкаСт. 189 ТК РФОбязательно
    Штатное расписаниеПостановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.Обязательно
    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихПостановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.Обязательно
    Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписаниемЕдиный тарифно-квалификационный справочникОбязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
    Положение о персональных данных работниковСт. 86 ТК РФОбязательно
    Положение об оплате труда работниковРаздел VI ТК РФОбязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
    Положение о премировании и материальном стимулировании работниковРаздел VI ТК РФОбязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
    Положение об охране трудаРаздел X ТК РФНе обязательно
    Инструкции по охране труда по профессиямРаздел X ТК РФОбязательно
    Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)Раздел X ТК РФОбязательно
    Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствованияСт. 69 ТК РФЛица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
    График отпусковСт. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.Обязательно
    Положение о коммерческой тайнеФедеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
    Коллективный договорГлава 7 ТК РФНе обязателен, заключается по соглашению сторон
    Индивидуальные документы
    Трудовой договорСт. 16, 56, 67 ТК РФОбязательно
    Приказ о приеме на работуСт. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.Обязательно
    Личная карточка работникаПостановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.Обязательно
    Трудовая книжкаСт. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69Обязательно
    Договоры о полной материальной ответственностиПриложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
    Приказ о предоставлении отпуска работникуПостановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.Обязательно
    Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платыСт. 128 ТК РФОбязательно
    Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудаПостановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.Обязательно
    График сменностиСт. 103 ТК РФОбязательно при наличии сменной работы

    Восстановление кадровой документации

    Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
    Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
    Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
    Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
    Оформите книгу учета трудовых книжек.
    Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
    Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
    Очень важно не запускать текущую работу!
    Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
    Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
    Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
    Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
    Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
    Особенно к таким документам по личному составу как:
    трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
    личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
    личные дела и регистрационные формы — имеют срок хранения 75 лет.
    Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
    Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

    Номенклатура внутренних документации о приеме на работу

    Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

    Основные кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках.

    Специалист Научит! Особенности учета НДС в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0

    В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.

    В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

    Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

    С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.
    В таблице приведены кадровые документы, которые обязательно должны быть в организации. Указаны сроки хранения кадровых документов.

    Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
    Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно.

    ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам

    Также всю кадровую документацию можно разделить на документы, которые вы должны посмотреть при приеме на работу ваших работников (ст. 65 ТК РФ) и, конечно же, те документы, которые вы создаете и разрабатываете в вашей организации.
    В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05–07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом.

    Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

    Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).
    Настоящее Положение регулирует вопросы кадрового документооборота ООО «AAA» (далее – Компания), устанавливает виды, порядок и сроки работы с кадровым документами и исполнения кадровых процедур. А так же определяет меры ответственности за нарушения данного Положения.

    В то же время нельзя объединять приказы с инструкциями (ст. 10 (б)), поскольку Перечень трактует срок хранения таких дел «3 г. (г. — «года» — прим. автора) с учетом примечания: «После замены новыми».
    Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников.

    В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого на работу лица, администрация Компании может предложить ему представить краткую письменную характеристику (резюме) выполняемой ранее работы (умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т.д.).
    Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.

    Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

    Четкого понятия ЛНА в трудовом законодательстве нет, однако в статье 8 ТК РФ есть упоминание о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, а также это те документы, которые рассказывают, как вы в своей организации под свою специфику применяете трудовое законодательство.

    Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии.

    Читайте также:  Нужен ли стаж вождения на кат се

    В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов).

    По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме.

    Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.

    Положение о кадровом документообороте компании.

    Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т.п., указанные в ст. ст. 1 (б), 5 (а — д), 6 (а), и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела — «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т.п.).

    Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Приказ руководителя Компании о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работнику выдается заверенная копия приказа.

    В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы.

    Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

    Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела.

    Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

    Приводим в порядок кадровые бумаги

    Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

    Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

    Без них не обойтись

    Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

    А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

    Список всех обязательных документов приведен в таблице.

    Название документа Форма документа

    Форма N Т-1 (Т-1а)
    Форма N Т-5 (Т-5а)
    Форма N Т-6 (Т-6а)
    Форма N Т-8 (Т-8а)

    Форма N Т-11 (Т-11а)

    Форма N Т-49
    Форма N Т-60

    Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

    Договор трудовой — документ непростой.

    Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

    Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

    Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

    В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

    Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

    Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

    Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

    При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

    Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

    При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

    Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

    Книжные тонкости

    Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

    • о порядке оформления трудовой;
    • о внесении записей при увольнении;
    • о правилах исправления в трудовой.

    Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

    • он проработал в ней свыше 5 дней;
    • это место работы для него основное (*8).

    Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

    А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9).

    А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

    Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

    Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

    Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

    Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

    Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

    В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

    Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

    Обязательны, но не для всех

    Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Загрузка ...